Формирование и оформление дел

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в согласовании с номенклатурой дел и классификация документов снутри дела.

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Гос системе документального обеспечения управления (ГСДОУ), которая утверждена приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Эта система издана еще в русские времена, но, все же Формирование и оформление дел, действует до сего времени.

Формирование дел должно отвечать последующим главным требованиям: оперативность поиска документов; надежность документационного обслуживания управления; сохранность документов.

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Основой формирования дел является номенклатура дел соответственно организации либо ее подразделений.

Работа по формированию дел состоит из Формирование и оформление дел последующих операций:

рассредотачивание и раскладка исполненных документов в дела;

размещение документов снутри дел в определенной последовательности;

оформление обложек дел.

Каждое дело оснащается из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники либо заверенные копии). Документы неизменного либо временного сроков хранения группируются Формирование и оформление дел в дела раздельно.

В дела группируются документы 1-го календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за пару лет (к примеру, личные дела).

Документы в деле располагают в определенном порядке: поначалу помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а потом в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения Формирование и оформление дел вопроса.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения либо составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Переписка группируется в границах календарного года и размещается в хронологическом порядке. Приказы по личному составу оснащаются в дела в согласовании со сроками их хранения. Приказы (распоряжения) о приеме на работу Формирование и оформление дел, переводе на другую должность, поощрении, долгих командировках, изменении фамилии группируются в одно дело.

Приказы о предоставлении отпуска, взысканиях, короткосрочных командировках – в другое дело. Раздельное формирование дел разъясняется разностью в сроках хранения: срок хранения документов первой группы 75 лет, 2-ой – 5.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в согласовании с Формирование и оформление дел требованиями муниципальных эталонов и других нормативных актов. Некорректно оформленные документы ворачиваются исполнителю для доработки.

Дело должно содержать менее 250 листов, при общей толщине менее 40 мм.

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в согласовании с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и завершается в процессе Формирование и оформление дел подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в каком они были заведены. Оформление определенного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде всевозможных случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела наименования организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Оформление Формирование и оформление дел дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Более ценные документы (к примеру, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки либо коробки.

Для дел, сформированных по Формирование и оформление дел видам и разновидностям документов, заглавия которых не на сто процентов открывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают сначала дела.

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела.

Обложки дел оформляют в согласовании с требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует писать верно, тушью.

После окончания года Формирование и оформление дел на дела неизменного и временного (выше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для следующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает управляющий организации. Перед Формирование и оформление дел утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации. Если документы передаются в госархив, то описи по таким делам согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годичные разделы описей дел, созданные для передачи в муниципальный архив, печатают в 4 экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в 2-ух экземплярах.

В архив организации передаются Формирование и оформление дел дела неизменного и временного (выше 10 лет) хранения, также дела по личному составу через год после окончания работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению управления организации (учитываются способности архива, частота воззвания к документам прошедших лет и т.д.).

Документы, как уже Формирование и оформление дел говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и дизайна дел неизменного и временного хранения (выше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела нужно бросить либо выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное Формирование и оформление дел использование. Сотрудник архива, принимая дела, кропотливо сверяет каждое дело с описью, инспектирует корректность формирования и дизайна дела.

Совместно с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в муниципальные архивы документы, подлежащие муниципальному хранению, хранятся в архивах организаций и компаний Формирование и оформление дел в течение сроков, установленных Главархивом Рф. По истечении установленных сроков документы, подлежащие муниципальному хранению, передаются по акту их архивов организаций и компаний в муниципальные архивы.

Методическое управление и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях производят заведующий канцелярией и заведующий архивом.

Документы следует хранить в Формирование и оформление дел составе дел в согласовании с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят нужные помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях воспрещается.

Чтоб обеспечить оперативный поиск документов, на дверях шифанеров (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек Формирование и оформление дел дел указываются номера дел в согласовании с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.

Доступ к шкафам (столам) с документами обязаны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их конкретный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и только на время, нужное для ознакомления с Формирование и оформление дел содержанием документа, но менее чем на один рабочий денек.


formirovanie-i-polnomochiya-izbiratelnoj-komissii-obsheobrazovatelnoj-organizacii.html
formirovanie-i-raspredelenie-pribili-predpriyatiya-kurs-lekcij-minsk-2008-udk-658675-8.html
formirovanie-i-razborka-shtabelej-pilomaterialov-pravila-po-ohrane-truda-v-lesozagotovitelnom-derevoobrabativayushem.html